الترتيب الداخلي للمصنع - إدارة الإنتاج والعمليات

محتويات محاضرة تحليل الوظائف

• مفهوم تحليل الوظائف
• الجذور التاريخية لمفهوم تحليل الوظائف
• أهمية وأهداف تحليل الوظائف
• سياسة تحليل وتصنيف الوظائف
• خطوات تحليل الوظائف
• مجالات استخدام تحيل الوظائف
• الأساليب الكمية في تحليل الوظائف

مفهوم تحليل الوظائف

الوظيفة هي حجر الأساس والوحدة الأساسية في أي تنظيم إداري، وهي الحلقة الأساسية التي تربط بين المنظمة والموظف؛ لأنها تمثل الجزء من المنظمة الذي تحكم فيه الموظف. 

وتحليل الوظائف هي الأداة الأساسية التي يتم من خلالها تحديد المعلومات الأساسية عن الوظائف. حيث إن الهدف الأساسي منه تحديد الواجبات والمسؤوليات التي تتضمنها الوظائف، وكذلك تحديد نوعية الأفراد الذين يجب أن يشغلوها.

إن عملية تحديد الوظائف هي الدراسة المنتظمة للوظائف للحصول على معلومات تفصيلية ودقيقة عنها، بهدف تحديد الواجبات والأنشطة والمهام والمسؤوليات والمنتجات أو الخدمات أو العمليات التي يؤديها الموظفون، وكذلك تحديد المتطلبات اللازمة لشغلها.

ويهدف تحليل الوظائف على وجه التحديد إلى الحصول على إجابات عن الاسئلة الآتية: 

• لماذا يؤدي العمل؟
• ما هي طرق تأدية الاعمال؟
• متى يتم أداء العمل؟
• أين تؤدي الاعمال؟ وما هي ظروف و بيئة العمل؟
• كيف يتم أداء العمل؟
• ما هي السلطات الممنوحة لشاغل الوظيفة و ما هي المؤهلات المطلوبة لذلك؟ 

إجابات هذه الاسئلة تستخدم لتطوير أوصاف الوظيفة من ناحيتين:
• قائمة الواجبات الوظيفية و مسؤولياتها وعلاقاتها التنظيميه و ظروف العمل فيها.
• قائمة بالمتطلبات الاساسية لشغل الوظيفة أي درجات التعلم و الخبرات العملية و الخصائص الشخصية التي ينبغي توافرها في شاغل الوظيفة.

و بناءاً على عملية تحليل الوظائف يتم تحديد القيمة النسبية للوظائف ثم تطوير هيكل عادل للأجور والرواتب. وكذلك فإن معلومات تحليل الوظائف ضرورية لتصنيف الوظائف من خلال تجميع المتشابه منها في فئات وظيفية. وتعتمد فاعلية تقييم الوظائف وتصنيفها على مدى دقة عملية تحليل الوظائف.

وفي العادة يتم إجراء تحليل الوظائف في ثلاث حالات:
• يتم التحليل أول مرة بعد انشاء المنظمة أو المنشاة أو الشركة.
• عند انشاء وظائف جديدة يستخدم تحليل الوظائف.
• عندما يحدث تغيير جذري في الاعمال نتيجة اعادة الهيكلة او استخدام تقنيات جديدة لعمليات محدده او اعتماد اساليب و طرق حديثة او تعديل انظمة العمل.

الجذور التاريخية لمفهوم تحليل الوظائف

إن تاريخ تحليل الوظائف يعود إلى المدرسة التقليدية العلمية ( لفريدرك تايلر) في إطار نظريته المعروفة ( الحركة و الزمن) والتي قام فيها بوضع قواعد أو ضوابط للوظائف أو الأعمال وتحليل كل وظيفة من حيث المهام والاختصاصات والوقت المستغرق في أداء كل مهمة والحركات التي يقوم بها كل عامل وشروط شغل الوظائف أو الأعمال والمهارات والتي ينبغي أن تتوفر في العامل و وضع طرق معينه لأساليب العمل.

التحليل التقليدي للوظائف: يقوم على تحليل الوظيفة كما هي فقط أي كما هي موجودة في الواقع.
التحليل الحديث و المعاصر: فإن التحيل يكون أكثر ديناميكية ومرونة وذلك من خلال التركيز على الوظائف كما هي، وكما يتوقع أن تكون عليه مستقبلاً، كذلك مراعاة الفروق الفردية، والتطورات التكنولوجية، والبيئة الخارجية في التحليل.

أهمية تحليل الوظائف

تحليل الوظائف له أهمية قصوى في مجالات متعددة ابرزها:
أولاً: تحديد المهام و الاختصاصات و المسؤوليات والواجبات التي يجب أن يؤديها الموظفون في أعمالهم.
ثانياً: تحديد الحد الادنى من المعارف و المهارات و القدرات اللازمة لأداء الأعمال.
ثالثاً: التغيير الدائم لمحتوى الاعمال و بالتالي دراسة مكونات الوظائف الجديدة الناتجة عن التغيير .
رابعاً: تحليل الوظائف يشكل حجر الزاوية او الاساس لادارة الموارد البشرية.

إن القرارات الخاصة بالموظفين لا يمكن ان تكون عادله إذا لم تعتمد على عملية تحليل الوظائف.

أهداف تحليل الوظائف

• تعريف الموظف بمهام عمله.
• يساعد على تصميم العمل.
• المساعدة فى عمليات الاختيار والتعين.
• المساعدة فى تقييم الوظائف.
• المساعدة فى تقييم اداء العاملين.
• المساعدة فى تصميم البرامج التدريبية.
• المساعدة فى تحديد الاحتياجات من العمالة.
• المساعدة فى تبسيط العمل.
• المساعدة فى عمليات الترقية والنقل.
• المساعدة فى التطوير التنظيمى.

سياسة تحليل وتصنيف الوظائف 

• تحليل الوظائف (Job Analysis) : هو الإجراء المستخدم في تحديد واجبات الوظيفة والمهارات الواجب توفرها في من يشغلها.
• وصف الوظيفة(Job Description) : هي قائمة بالواجبات الوظيفية والمسئوليات والعلاقات وظروف العمل والمسئوليات الإشرافية وهي تعد أحد نتائج التحليل.
• توصيف الوظيفة(Job Specification) : هي قائمة بالمتطلبات البشرية الواجب توفرها في من يشغل الوظيفية مثل(المؤهل العلمي، المهارات، نمط الشخصية....الخ).

خطوات تحليل الوظائف

هناك مجموعة من الخطوات تتمثل بالآتي:
1- تحديد الهدف أو الغرض من التحليل الوظيفي بحيث ينبغي معرفه الهدف من عملية تحليل الوظائف و نوعيه البيانات المطلوبة من الوظائف.
2- تحديد نطاق تحليل الوظائف أي تحديد الوظائف التي ستشملها عملية التحليل.
3- تحديد الجهة الادارية المشرفة عن عملية التحليل الوظيفي كأن تكون وزارة أو وكاله استشاريه أو أن تكون المنظمة ذاتها.
4- اختيار عينة من الوظائف الممثلة لتحليلها.
5- دراسة المعلومات المتاحة عن الوظيفة و تشمل على التالي:

• دراسة الخرائط التنظيمية.
• دراسة خريطة سير العمل.
• دراسة التقارير الدورية.
• دراسة الموازنات الوظيفية.
• نظام الاجور السائد.
• قوانين و لوائح العمل.
• مستوى الوظائف في الهيكل التنظيمي مركبة أو بسيطة.
• خطوط السلطات في اطار الهيكل التنظيمي.

6- تحديد أسلوب جمع البيانات:  هناك عدد من الاساليب المتاحة لجمع المعلومات عن الوظائف. ومن المهم تحديد الأسلوب المناسب لجمع البيانات عن الوظائف.
7- مصادر البيانات والمعلومات:
المصدر الرئيسي للبيانات هو شاغل الوظيفة ذاتها ورئيسه المباشر، على افتراض أن القائمين بالوظائف هم أكثر الناس إلماماً ودراية بواجباتها ومسؤولياتها.. ولكن حينما تكون الوظائف جديدة في المنظمة فأنها تتطلب نوع من التقدير الشخصي في تحديد المهام والمسؤوليات في اطار الوظيفة.. ويتم جمع المعلومات عن الوظائف المستحدثة من خلال الاستعانة بمتخصصين لديهم خبرة ودراية كافية في المجال الذي تنتمي إليه الوظيفة.

طرق جمع المعلومات لتحليل الوظائف

هناك مجموعه من الطرق و منها الآتي:
الاستبانة: عند جمع المعلومات عن طريق الاستبانة يجيب الموظفون عن مجموعة من الاسئلة المكتوبة المتعلقة بواجبات ومسوؤليات الوظائف التي يشغلوها. وعملية إعداد الاستبانة ليست سهلة، بل تتطلب وقتاً طويلاً، ومراجعة وتمحيصاً لكي تكون أداة صادقة وموثوقاً بها للحصول على معلومات دقيقة عن الوظيفة. لذا يجب الاهتمام بإعدادها، حتى تحقق النتائج المرجوة منها.

المقابلات الشخصية: تعد المقابلات الشخصية من أكثر الوسائل استخدماً لجمع المعلومات عن الوظائف بغرض تحليلها. وفي بعض الأحيان تستخدم المقابلات كوسيلة أولية لتكوين فكرة مبدئية عن الوظائف، لتطوير قائمة بمهام الوظائف. وفي أحيان أخرى تستخدم مع الاستبانة كوسيسلة متممة لجمع المعلومات.

الملاحظة: في هذا الأسلوب تتم ملاحظة الموظفين بصورة مباشرة في أثناء أدائهم لمهام أعمالهم. ويقوم المحلل بتسجيل ملاحظاته عما يتم أداؤه، وكيف يتم أداؤه، وكم يستغرق من الوقت.

مذكرات العمل: في هذا الاسلوب يطلب من الموظف الاحتفاظ بمذكرة يسجل فيها المهام والأنشطة التي يؤديها في عمله يومياً ويحدد الزمن الذي يقضيه في إنجاز تلك المهام والأنشطة وذلك خلال فترة زمنية معينة. ويمكن الاستفادة من هذا الأسلوب على وجه الخصوص في الوظائف العليا.

مجالات استخدام تحليل الوظائف

التحليل الوظيفي يستخدم في مجالات متعددة منها:

1- مجال التنظيم الاداري

يساعد التحليل الوظيفي في هذا الجانب على:
• توفير معلومات كافية عن التنظيم الاداري و مدى سلامة التنظيم فيما يخص تقسيم الاعمال فيه.
• تحديد المهام و السلطات و المسؤوليات و التوازن فيما بينهما في اطار التنظيم و توضيح خطوط السلطة و نطاقها و نطاق الاشراف.
• الكشف عن بعض العيوب و الاخطاء في الهيكل التنظيمي الناتجة عن الازدواجية و التداخل في المهام و الصلاحيات او عدم التوازن ما بين السلطات و المسؤوليات و نطاق الاشراف.

2) في مجال اعادة تصميم الوظائف و تصنيفها:
يستخدم التحليل الوظيفي لإعادة تحليل الوظائف و تصميمها فمن خلال اعادة التحليل يمكن تحديد التالي:
• تحديد عبء التحليل لكل وظيفة و لكل شاغل وظيفة.
• مدى حاجة الوظائف الى التوسع او الاثراء.
• تجميع الوظائف المتشابهه في فئات وظيفية وهو أمر يساعد ويسهل في اجراء التوظيف وتقديم الاداء وتحديد الرواتب لكل فئة من الفئات الوظيفية بدلا عن تجديدها لكل وظيفة على حدة.

3) تخطيط القوة العاملة:
يساعد التحليل الوظيفي على تخطيط القوة العامله من حيث التالي:
• تحديد عدد و نوعيه القوة العامله المطلوبة في الوقت الراهن و مستقبلاً.
• الاستجابة لمتغيرات العمل و ما يتطلبه في خفض أو إضافه للوظائف.

4) الاستقطاب و التوظيف:
يساعد التحليل في هذا الجانب على:
• توفير فرص لرسم الاستراتيجيات و الوسائل المناسبة للاستقطاب و التوظيف.
• يساعد في وضع و تصميم الاعلانات الوظيفية لاستقطاب العماله بناء على مواصفات الوظيفة.
• توفير الامكانيات الوظيفية فيما يتعلق بالتخطيط للقوى العامله و تخطيط المقابلات وتخدم كمرشد للمقابلات الوظيفية للسؤال أو لمعرفه خبرات المتقدمين.

5) مراجعه الوظائف: تساعد عملية تحليل الوظائف في هذا لإعطاء صورة واقعيه عن نوعيه الوظائف المتاحة في المنظمات. 

6) توجيه الموظفين الجدد: من خلال مساعدتهم على التكيف مع البيئة الاعمال الجديدة التي سيشغلونها و معرفة و إدراك محتوى الوظائف في المنظمة.

7) تحسين الاداء الوظيفي و الاتصالات التنظيمية: و ذلك من خلال تحديد و معرفة ما نطلق عليه بالأدوار الوظيفية المتعددة في المنظمة.

8) الاجراءات التأديبية: يساعد التحليل الوظيفي على معرفة نوعيه الاجراءات التأديبية في اطار كل وظيفة و لكل شاغل وظيفة.

9) تحسين ظروف العمل: من خلال دراسة واقع الوظائف و الاعمال التي تنفذ في اطارها فيما يتعلق بأساليب و ظروف العمل.

10) التدريب: من خلال عملية التدريب يتم معرفه جوانب القصور فيما يتعلق بتدريب العاملين و الحاجات الى المهارات الاضافية و البرامج التدريبية.

11) تقويم الاداء الوظيفي: تساعد عملية التحليل الوظيفي على تحديد المعايير المناسبة لأداء الوظائف او للأداء الوظيفي للأدوات و الطرق واللازمة لذلك.

12) النقل و الترقية: يساعد التحليل الوظيفي على عمليات النقل الوظيفي والترقي للعاملين في اطار الوظائف والمجموعات الوظيفية التي ينتسبون إليها. 

نتائج التحليل الوظيفي

يوجد العديد من نتائج التحليل الوظيفي:
• الوصف الوظيفي : بطاقة الوصف الوظيفي لكل وظيفة داخل الشركة
• المواصفات الفردية: ويقصد بها حصر المواصفات الفردية التي تؤهل الشخص لشغل وظيفة ما
• معايير الأداء\ الكفاءات : وقد تسمى احيانا بالجدارات وهي ميزة أساسية لشخص تتيح له تقديم أداء أفضل في وظيفة معينة أو دور أو موقف
• أسئلة المقابلة
• استمارات الطلب الوظيفي المنظمة. 

إن أكثر النتائج شيوعاً في الخدمات الاجتماعية الفردية و الصحية هم الوصف الوظيفي و المواصفات الفردية. فسيتم وصف كلاهما في الصفحات التالية. كذلك، يتم وصف الكفاءات لأنك قد ترغب في تصفح هذه السطور في المستقبل.

الأساليب الكمية في تحليل الوظائف

بالرغم من أن معظم المنظمات تستخدم المقابلات والملاحظة ومذكرات العمل والاستبانة في تجميع المعلومات اللازمة لتحليل الوظائف، إلا أنه في أغلب الأحيان قد تكون هناك حاجة إلى استخدام أساليب كمية خاصة في حالة المقارنة بين الوظائف لأغراض منح الأجور. وتتمثل أهم تلك الأساليب في: قائمة استقصاء تحليل المركز الوظيفي، مدخل تقسيم العمل، التحليل الدالي للوظائف.

1- قائمة استقصاء تحليل المركز الوظيفي :

تعتبر قوائم الاستقصاء من الوسائل الجيدة في تجميع المعلومات اللازمة لتحليل الوظائف. ويتم تجميع المعلومات الكمية من خلال استبيان عن واجبات ومسئوليات مختلف الوظائف وعليه يمكن تقديم صورة كاملة عن كمية مهام الوظيفة وتقييمها بناءً على خمس أنشطة أساسية هي:

• المشاركة في صنع القرارات، الاتصالات، والمسئوليات الاجتماعية.
• أداء أنشطة تتطلب مهارة عالية.
• الكفاءة البدنية.
• تشغيل الآلات والمعدات.
• معالجة وتشغيل المعلومات.

ومن أهم نقاط القوة في هذا الأسلوب أنه يسهم في إمكانية إجراء تصنيف للوظائف. ولذلك فإنه يعطي كل وظيفة درجة كمية بناء على درجة المشاركة في صنع القرارات وإجراء الاتصالات والمسئوليات الاجتماعية، وما تتطلبه من أنشطة مهارية ومدى الكفاءة البدنية لشغلها، والقدرة على تشغيل الآلات والمعدات وأخيراً خصائص تشغيل ومعالجة المعلومات. ولذلك فإنه من الممكن استخدام هذا الأسلوب في المقارنة بين الوظائف وكأساس في تحديد مستويات الأجر لكل وظيفة.

2- مدخل تقسيم العمل في تحليل الوظائف

يقوم هذا المدخل بتقييم وتصنيف ومقارنة كل نوعية من الوظائف على أساس مابها من أفراد وأشياء وبيانات.
يستهدف هذا المعيار طريقة معيارية يمكن من خلالها تقسسم مختلف الوظائف على أساس كمي، ثم تصنيفها وإجراء المقارنة بينها، ويتمثل المحور الأساسي الذي يقوم عليه هذا المدخل في إمكانية تقييم كل وظيفة في ضوء ما يتوافر بها من أفراد وأشياء وبيانات.

تقسيم الوظائف الأساسية للعامل وفقاً لمدخل تقسيم العمل

	البيانات	الأفراد	الأشياء
الأنشطة الأساسية	صفر – التهذيب 1- التنسيق 2- التحليل 3- التجميع 4- الحساب 5- النسخ 6- المقارنة	صفر – النصح والمشورة 1- التفاوض 2- التوجيه 3- الإشراف 4- التحويل 5- الاقناع 6- التحدث والإشارة 7- الخدمة 8- إصدار التعليمات	صفر- الإعداد والتجهيز 1- دقة العمل 2- التشغيل – الرقابة 3- القيادة – التشغيل 4- المعالجة 5- التوجيه 6- التغذية – التحميل 7- المناولة

حيث إن الوظائف الأساسية التي تحصل على رقم (صفر) تحتل أهمية كبيرة، أما الوظائف التي تحصل على رقم (6) و (8) و (7) فأهميتها منخفضة.. ويتم تجميع الوظائف المتشابة داخل فئة وظيفية واحدة ومن ثم منحها نفس الأجر.

3- التحليل الدالي للوظائف

يتشابه هذا المدخل مع طريقة تقسيم العمل ولكنه يختلف عنها في أمرين:
الأول: أن التحليل الدالي يُقيم الوظيفة ليس فقط على أساس البيانات والأفراد والأشياء ولكن أيضاً على أساس أربعة أبعاد أخرى وهي:
• إلى أي مدى تكون التعليمات ضرورية لأداء الوظيفة.
• ما مدى الحاجة إلى التفكير والحكم على الأمور عند أداء مهام الوظيفة.
• ماهي القدرات الحسابية الضرورية لأداء واجبات الوظيفة.
• وما هي مهارات الحديث و اللغة اللازمة لأداء الوظيفة.

الثاني: يحدد التحليل الدالي أيضاً معايير الأداء والاحتياجات التدريبية المطلوبة. لذا فإن التحليل الدالي يجعلك تجيب على التساؤل التالي: لكي أؤدي هذه المهمة وللوفاء بمعايير الأداء الموضوعة، ما هو مستوى التدريب الذي يحتاجه العامل؟

يوضح هذا الشكل قائمة كاملة بمحتويات التحليل الدالي تتمثل في سائق Grader .. وهي إحدى المعدات التقيلة في رصف الطرق.

كما هو واضح نجد أن التحليل الدالي يضع تقديرات للأشياء والبيانات والأفراد والتعليمات والتفكير والعمليات الحسابية واللغة والمطلوبة.